Mere service for færre penge med ExpandIT

Hos Bolig-Gruppen, der årligt udfører 10.000 serviceopgaver for 2.400 lejemål, har digitalisering af arbejdsgangene i den grad betalt sig. Med ExpandIT sparer selskabet masser af tid og penge på administrationen og kan i stedet bruge ressourcerne på at løse de egentlige serviceopgaver.

Det lyder måske ikke af meget at spare nogle få minutter på en opgave. Men når man gør det på 10.000 opgaver om året, så bliver de få minutter til rigtig mange, og så kan det i den grad betale sig at investere i den teknologi, der gør det muligt.

Fordobling af håndværkere og halvering af administrationen

Det har de for længst erkendt hos Bolig-Gruppen, som er en håndværkerafdeling i Randers Boligforening af 1940. Afdelingen servicerer samtlige boligforeningens 2.400 lejemål. Planlægning og registrering af de mange serviceopgaver foregår i ExpandIT, og det er driftschef i BoligGruppen, John Holse, rigtig godt tilfreds med.

”Tidligere, da alt var papirbaseret, brugte håndværkerne 45 minutter om morgenen på at få tildelt nye opgaver og afslutte arbejdssedler fra dagen før. Nu bruger de 10 minutter på at få overblik over dagens opgaver – og gårsdagens opgaver er afsluttede. Så vi sparer ganske enkelt 35 minutter x 7 kr. x 28 mand – hver dag,” forklarer han.

Besparelserne har også betydet, at bemandingen i Bolig-Gruppen har ændret sig markant.
”Tidligere havde vi 16 personer i marken og 2 administrative medarbejdere på kontoret. Nu har vi 28 mand i marken og én administrativ medarbejder til at håndtere faktureringen,” konstaterer John Holse.

Systemet passer som skræddersyet til Bolig-Gruppen

Bolig-Gruppen har valgt ExpandIT, fordi løsningen passer til Bolig-Gruppens behov.

“Det er vigtigt for vores arbejdsprocesser, at systemet passer. Derfor skal vi ikke have en standard webløsning, men en løsning, der kan fungere sammen med vores finanssystem, EG Centri Administration, og med EG Bolig, som boligforeningen anvender. ExpandIT har implementeret systemet, så det kører helt efter vores ønsker,” fortæller John Holse.

Bolig-Gruppen har bl.a. fået opsat planlægningsmodulet, så det kører med leveringsadresser i stedet for kunder. Meget praktisk, når der kun er én kunde, nemlig Randers Boligforening, men 2400 forskellige lejemål og dermed leveringsadresser. Derudover er arbejdssedler og kvalitetsskabeloner også implementeret så de passer sammen med finanssystemet.

Effektive arbejdsgange og bedre service

Hele arbejdsgangen for en opgave, fra planlægning over udførelse til fakturering, håndteres digitalt.

”Det starter med en rekvisition i EG Bolig, som bliver til et projekt i EG Centri, der bliver til en arbejdsseddel i ExpandIT. Derefter fordeler teamlederen opgaverne i ExpandIT – eller medarbejderne henter dem selv, hvis det er småopgaver. Den arbejdsgang sparer vi både tid og penge på,” understreger John Holse

Når en opgave er færdig, registrerer håndværkeren det sammen med tids- og materialeforbrug, så al information ligger klar til godkendelse og fakturering.

”Vi fakturerer 2 gange om dagen, og med 10.000 opgaver, der skal faktureres hvert år, er det vigtigt, at vi kan gøre det hurtigt,” slutter John Holse.

Kontakt

ExpandIT International

Slotsmarken 12
DK-2970 Hørsholm
Denmark

Telefon

[+45] 45 17 86 00

E-mail

sales@expandit.com

SE/VAT


DK 21389781

Århus

Lyshøjen 2
8520 Lystrup

ExpandIT Mobile:
Ellekærsvej 13
5250 Odense SV, Dalum

SE/VAT
DK 31948118

Adresse

ExpandIT Canada Inc.

317 Adelaide West, Suite 1002
Toronto, Ontario M5V 1P9
Canada

Telefon

+1 647 499 6690

E-mail

sales@expandit.com

Adresse

ExpandIT Solutions Ibérica S.L.

Edificio Ceudas Planta Baja Of. A
Camino de Ceudas Nº 2
28232 Las Rozas (Madrid)
Spain

Telefon

+34 91 640 88 88

E-mail

info@expandit.es

Adresse

ExpandIT Inc.

4046 North Goldenrod Road #263
Winter Park, FL 32792
USA

Telefon

+1 617 366 2852

E-mail

sales@expandit.com